Кофе-брейк на мероприятие — это кофейная стойка с бариста и десертами, которая разворачивается в холле и успевает отдать всех участников за пятнадцатиминутный перерыв. Без термосов, растворимого кофе и очереди, которая не расходится к началу следующей сессии.
Мы работаем по договору и ЭДО, выставляем закрывающие документы и приезжаем за два часа до старта программы. Для организатора это одна строка в смете вместо переговоров с тремя подрядчиками.
Что такое кофе-брейк с выездным баром
Обычный кофебрейк на конференции выглядит так: термосы, одноразовые стаканчики и очередь, которая тянется до конца перерыва. Мы делаем иначе — привозим профессиональную кофемашину и бариста, который варит эспрессо, капучино и латте на месте, как в нормальной кофейне.
Для участников это разница между «дали кофе» и «здесь хороший кофе». Для организатора — контролируемый тайминг: мы считаем нагрузку заранее и ставим столько стоек, сколько нужно, чтобы перерыв закончился вовремя.
Как это выглядит
Сколько нужно стоек
Главная ошибка на кофе-брейках — считать по числу участников и забыть про длину перерыва. Одна стойка отдаёт около одной порции в минуту. Значит, за пятнадцатиминутный перерыв она физически обслужит примерно пятнадцать человек, сколько бы гостей ни было в зале.
| Участников | Длина перерыва | Что предлагаем |
|---|---|---|
| до 50 | 15–20 минут | Одна стойка, подача начинается за 10 минут до выхода зала |
| 50–100 | 20–30 минут | Две стойки в разных концах холла, чтобы поток разошёлся |
| 100–200 | 30 минут и больше | Две-три стойки и дополнительный бариста на выдаче |
| Любое число | Короткий перерыв 10–15 минут | Считаем индивидуально: либо больше точек, либо кофе работает всю программу, а не только в перерыв |
Что входит в услугу
Оборудование и расходники
- Профессиональная рожковая кофемашина и кофемолка
- Инвентарь бариста: питчеры, темпер, весы
- Зерно, молоко, сиропы, сахар, размешиватели
- Двухслойные стаканчики с крышками
- Кофейная стойка чёрная или белая
Работа и документы
- Бариста на всё время программы
- Доставка туда и обратно, монтаж, такелаж
- Разворачивание точки за 2 часа до начала
- Демонтаж и вывоз мусора
- Договор, ЭДО, акт выполненных работ
- Оплата наличным и безналичным расчётом
Как проходит
Для каких мероприятий
| Формат | Что предлагаем | Почему работает |
|---|---|---|
| Конференция, форум | Одна-две стойки в холле, кофе с десертами в каждом перерыве | Участники не расходятся по кофейням в округе и возвращаются в зал вовремя |
| Корпоративное обучение, тренинг | Кофейная точка открыта всю программу | Группа держит темп, а перерывы не растягиваются вдвое |
| Годовое собрание, отчётная встреча | Кофе на входе, десерты во второй половине | Задаёт тон встречи ещё до первого доклада |
| Выставка, стенд компании | Стойка в цветах бренда, брендированные стаканчики | Кофе как повод подойти и остаться поговорить |
| Съёмочный день, длинная рабочая смена | Кофейная зона на площадке весь день | Команда не бегает за кофе и не выпадает из процесса |
Сколько стоит
Смета собирается из напитков, десертов, работы бариста, аренды техники и стойки, логистики. Кофе с десертом обходится примерно в 120₽ на участника — дальше добавляются фиксированные позиции, которые не зависят от числа гостей.
Из чего складывается
- Порция эспрессо-линейки — от 120 ₽
- Десерт к кофе — от 65 ₽ за штуку
- Авторский напиток — от 300 ₽
- Старший бариста — 2 500 ₽ в час
- Аренда оборудования и инвентаря — от 18 000 ₽ за день
- Аренда кофейной стойки — от 22 000 ₽ за день
- Логистика, монтаж, вывоз мусора — от 23 000 ₽
- Ночной монтаж — 5 500 ₽ в час
Дополнительные опции
- Брендирование стойки — 17 000–25 000 ₽
- Наклейки на стаканы — 18 ₽ за штуку, от 100 шт, срок 1 неделя
- Печать по стакану — от 23 ₽ за штуку, от 1000 шт, срок 2–3 недели
- Кофейный принтер — 18 000 ₽ за первый день, второй дешевле
- Коктейльные столики — 3 000 ₽ за штуку
Как уложиться в бюджет: считайте одну порцию на участника, а не полторы, и берите десерты из нижнего ценового сегмента. Логистика и аренда не меняются от числа гостей, поэтому мероприятие на 200 человек в пересчёте на участника выходит заметно дешевле, чем на 50.
Частые вопросы
Успеете ли вы отдать всех за пятнадцатиминутный перерыв?
Одна стойка отдаёт около порции в минуту, то есть за пятнадцать минут обслужит примерно пятнадцать человек. Если участников больше, мы либо ставим несколько точек, либо предлагаем держать кофейную зону открытой всю программу — второй вариант обычно дешевле и удобнее для всех.
Работаете ли вы по безналичному расчёту с закрывающими документами?
Да. Подписываем договор, работаем по ЭДО, принимаем оплату наличным и безналичным расчётом, после мероприятия выставляем акт выполненных работ. Для корпоративных заказчиков это стандартная схема.
Что нужно от площадки?
Место от 2*1.5 метров под каждую стойку и одна розетка на 4,5 кВт на кофемашину. Ещё нужны пропуска на машину и на бригаду — их лучше заказать заранее, площадки с режимом обычно требуют список за несколько дней.
Можно ли поставить логотип мероприятия на стаканчики?
Да. Наклейки делаем за неделю, от 100 штук по 18 ₽. Полноцветная печать по стакану — от 1000 штук, срок 2–3 недели, поэтому её нужно закладывать в подготовку заранее. Стойку тоже можно брендировать.
Что будет, если программа сдвинется?
Ничего страшного: стойка стоит на месте и работает, а бариста ориентируется на реальный выход зала, а не на расписание. Если сдвиг большой и меняется общее время работы, пересчитываем часы по факту.
Другие форматы кофейного бара
Посчитаем кофе-брейк по вашему таймингу
Пришлите программу и число участников — скажем, сколько стоек нужно под ваши перерывы, и вернёмся со сметой.
Отвечаем по будням с 11:00 до 20:00
